「AIで文字起こしをしたけど、結局全文読むのが大変…」
「ChatGPTに要約させたら、大事な数字が抜けていた…」
そんな経験はありませんか？
実は、議事録AIの効果を最大化できるかどうかは、「プロンプト（指示出し）」の技術で9割決まります。
今回は、現役の営業マネージャーである筆者が実際に使い倒し、「上司への報告」や「SFAへの入力」を一発で完了させている実用プロンプトを厳選して公開します。
これらをコピペして、あなたの辞書登録に入れておいてください。
残業時間が劇的に減ることを約束します。
なぜ、あなたの要約は「使えない」のか？
多くの人がやりがちな失敗プロンプトがこれです。
×「以下の文章を要約してください。」
これではAIは何が重要かわからず、当たり障りのない「感想文」を作ってしまいます。
ビジネスで使える要約を作るコツは、「出力フォーマット（型）」を指定してあげることです。
1. 【基本】SFA・日報入力用プロンプト
上司が知りたいのは「決定事項」と「ネクストアクション」だけです。ダラダラした会話を、CRM（SalesforceやHubSpot）にそのまま貼り付けられる形式に整形します。
📋 コピペ用プロンプト
Plaintext
# 命令書:
あなたは優秀な営業アシスタントです。
以下の[文字起こしテキスト]から、商談の重要事項を抽出し、指定の[出力フォーマット]に合わせて要約してください。
余計な挨拶や雑談は全てカットし、事実ベースで記述してください。
# 出力フォーマット:
【商談概要】
（商談の目的と全体感を1行で）
【決定事項】
・（決まったこと1）
・（決まったこと2）
【ネクストアクション】
・自社：（誰が）（いつまでに）（何をする）
・顧客：（誰が）（いつまでに）（何をする）
【懸念点・リスク】
・（顧客が懸念していた点や、受注に向けた障害）
# 文字起こしテキスト:
（ここにテキストを貼り付け）
💡 ポイント 「自社」と「顧客」のアクションを分けることで、「ボールがどっちにあるか」が明確になります。
2. 【時短】お礼メール自動生成プロンプト
商談後のお礼メール、毎回ゼロから書いていませんか？
商談の内容を踏まえた「あなただけのメール」を作らせることで、顧客の心を掴みます。
📋 コピペ用プロンプト
Plaintext
# 命令書:
以下の[文字起こしテキスト]の内容を元に、商談後の「お礼メール」を作成してください。
本日の商談で話題に上がった[顧客の課題]に触れつつ、次回の[ネクストアクション]を確認する内容にしてください。
# 制約条件:
・件名：具体的かつ開封したくなるもの
・トーン：礼儀正しく、かつ親しみやすく
・文字数：400文字程度
・構成：挨拶 → 商談の感謝 → 話題の振り返り → 次回アクションの確認 → 結び
# 文字起こしテキスト:
（ここにテキストを貼り付け）
💡 ポイント テンプレート通りのメールは読まれません。「話題の振り返り」を入れることで、「ちゃんと話を聞いてくれていたんだな」という信頼に繋がります。
3. 【分析】BANT条件抽出プロンプト
「この案件、見込みあるの？」を一瞬で判定します。会話の中から、受注に必要な4つの要素（Budget, Authority, Needs, Timeframe）が揃っているかをAIに探させます。
📋 コピペ用プロンプト
Plaintext
# 命令書:
あなたは熟練の営業マネージャーです。
以下の[文字起こしテキスト]を分析し、BANT条件に基づいて案件の確度を評価してください。
情報が不足している項目には「情報なし」と記載し、それを聞き出すための質問案も提示してください。
# 出力フォーマット:
【B：予算】（金額感や予算確保の状況）
【A：決裁権】（誰がキーマンか、決裁フロー）
【N：ニーズ】（解決したい課題の深さ）
【T：時期】（導入希望時期）
【不足情報の確認質問案】
・（次回の商談で聞くべき質問1）
・（次回の商談で聞くべき質問2）
# 文字起こしテキスト:
（ここにテキストを貼り付け）
💡 ポイント これを使えば、若手営業マンの商談ログをマネージャーがチェックする際にも、「何を聞き漏らしているか」が一目瞭然になります。
4. 【深掘り】顧客の「本音」分析プロンプト
言葉の裏にある「感情」や「隠れたニーズ」を読み解きます。表面上の会話だけでなく、声のトーン（テキスト上の文脈）から、顧客が何にポジティブで、何に不安を感じているかを分析します。
📋 コピペ用プロンプト
Plaintext
# 命令書:
以下の[文字起こしテキスト]から、顧客の「感情分析」を行ってください。
顧客が特に強く反応したポイント（ポジティブ）と、難色を示したポイント（ネガティブ）を抽出してください。
# 出力フォーマット:
【ポジティブ反応（刺さった点）】
・（具体的な発言とその背景）
【ネガティブ反応（懸念点）】
・（具体的な発言とその背景）
【提案へのアドバイス】
次回はどのポイントを強調してクロージングすべきか？
# 文字起こしテキスト:
（ここにテキストを貼り付け）
まとめ：AIは「指示」で化ける
優れたAIツールを導入しても、それをどう使うかで成果は変わります。
今回紹介したプロンプトは、一度スマホやPCの「ユーザー辞書」や「Notion」に登録してしまえば、一生使える資産になります。
ぜひ、次回の商談が終わった直後に、このプロンプトを試してみてください。 「えっ、もう議事録できたの？」とチームメンバーに驚かれるはずです。
💡 編集部のおすすめ
まだAIツール自体を導入していない、あるいは今のツールに不満がある方は、以下の比較記事も参考にしてみてください。
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