ChatGPTのカスタムGPTが営業組織で話題になる一方、「うちはGoogle Workspaceだから」と様子見を続けるチームは多い。メールはGmail、資料はドライブ、商談はMeet。その環境で、カスタムAIのためだけに別サービスの契約を増やすのは、稟議もアカウント管理もひと手間だ。
結論から言う。Google Workspaceで仕事をしている営業チームにとって、カスタムAIの最短ルートはGemini Gemsだ。役割と口調の指示、そして参考情報をあらかじめ仕込んだ営業専用AIを作り、チームに配る。これで、エースのやり方が属人で終わらず個人の工夫がチームの標準になる仕組みが手に入る。追加のツール契約は要らない。
本記事は、当サイトで解説したカスタムGPTで営業チーム用AIを作る記事のGoogle版・姉妹編である。あちらがChatGPT派の手順書なら、本稿はWorkspace派の手順書だ。Gemini Gemsの使い方とGemの作り方、チームでの共有・運用までを一気通貫で解説する。読み終えてから15分あれば、最初の1つを作れる状態になる。
Gemini Gemsとは
Gemini Gemsとは、Geminiに役割・口調などの指示と参考資料をあらかじめ保存し、用途別の専用AIとして何度でも呼び出せるカスタマイズ機能だ。
通常のGeminiとの違いは、ひと言で言えば保存にある。素のGeminiにメール添削を頼むなら、毎回「あなたは営業メールの編集者だ。文体はこうで、手順はこうで」と長い前提から書き始めることになる。Gemsなら、その前提を一度だけ書き、名前を付けて保存しておける。次からはサイドバーで選ぶだけだ。しかも1つではなく、メール添削用・ロープレ用・議事録用と目的別に何個でも作り分けられる点が本質である。
ChatGPTで言うカスタムGPT（GPTs）に相当する機能であり、カスタムGPTのGoogle版と理解してほぼ差し支えない。概念も設計の勘所も共通している。
なお、GmailやスプレッドシートなどWorkspaceアプリ側でのGemini活用の全体像はGoogle Workspace×Geminiの営業活用記事で整理している。本稿はそのうち、Gemsという1機能に絞った各論だ。
注意点がひとつある。Gemsを使えるかどうかは、アカウントの種別・契約プラン・管理者設定によって異なる。個人向けアカウントには無料で開放されてきた経緯がある一方、公式ヘルプでは個人アカウントのGemをスキルと呼ばれる新しい仕組みへ移行させる告知も出ており、名称や画面は今後も変わりうる。自分の環境で使えるかどうかは、Geminiアプリの公式ヘルプで最新情報を確認してほしい。
営業チームで作りたいGem例
何のGemを作るかが成否を分ける。選定基準は2つ。毎日のように発生する反復業務であること、そして品質のばらつきが成果に直結する業務であることだ。営業チームなら、次の6種類が定番になる。
| Gem名の例 | 仕込む指示の要点 | 使う場面 |
|---|---|---|
| メール添削Gem | 自社の文体ルールに沿って添削し、件名案と送信前チェックリストを出す | 重要メールの送信前、新人のメール教育 |
| 提案書レビューGem | 悪魔の代弁者として、顧客の立場から反論・懸念・不足情報を列挙する | 提案書や見積の提出前レビュー |
| ロープレ相手Gem | 想定顧客になりきって質問と反論を続け、終了後に改善点を講評する | 商談前のリハーサル、ロープレ研修 |
| 議事録整形Gem | 走り書きメモを決定事項・宿題・期日・次回アクションに構造化する | 商談直後の記録、上司や社内への共有 |
| 自社FAQ回答Gem | 公開済みの製品資料を参照して、顧客質問への一次回答案を作る | 問い合わせの一次対応、新人の自習 |
| ヒアリング設計Gem | 相手の業界と役職を入力すると、仮説と質問リストを組み立てる | 初回商談の準備、訪問前日の作戦会議 |
6種類を一気に作る必要はない。最初の1つは、利用頻度が高く効果を実感しやすいメール添削Gemから始めるのが定石だ。提案書レビューGemに仕込む悪魔の代弁者という発想は、顧客に出す前に社内で反論を出し尽くすための古典的な手法で、人間同士では遠慮が邪魔をするが、AIに演じさせると容赦なく機能する。
Gemの作り方3ステップ
操作自体は簡単だ。公式ヘルプで案内されている手順を大づかみに言えば、パソコンでgemini.google.comを開き、サイドバーからGemの一覧を開いて新しいGemの作成に進む。名前とカスタム指示を入力し、必要なら参考情報のファイルを追加して保存すれば完成だ。書いた指示文をGemini自身に整えさせる機能も用意されている。ボタン名や画面構成は更新で変わることがあるため、細部は画面の案内に従えばよい。
難しいのは操作ではなく設計である。次の3ステップで考える。
ステップ1：Gemの目的をひとつに絞る
失敗するGemの典型は、営業なんでも相談Gemのような欲張り設計だ。用途が広いほど指示は曖昧になり、出力は平凡になる。原則は1つのGemに仕事はひとつと覚えてほしい。メール添削とロープレを同居させず、別のGemに分ける。目的を絞るほど指示文は具体的に書け、出力の再現性が上がり、チームに配ったときの教育コストも下がる。迷ったら、前章の表から1行選べばよい。
ステップ2：指示文は役割・口調・手順・禁止事項の型で書く
公式の作成ヒントでも、指示にはペルソナ（役割）・タスク・コンテキスト・形式といった観点を盛り込むことが推奨されている。営業チームで運用するなら、これらを役割・口調・手順・禁止事項の4ブロックに落とすと書きやすく、事故も減る。以下はメール添削Gem用のテンプレートだ。〔 〕の差し込み欄を自社用に書き換えて、そのまま指示欄に貼り付ければ動く。
# 役割
あなたは〔自社の商材：例・中小企業向け勤怠管理SaaS〕を扱う
B2B営業チーム専属のメール編集者である。
顧客に伝わり、返信が来やすいメールへ添削することが任務だ。
# 口調
・指摘は簡潔に、必ず理由とセットで示す
・過剰な敬語や長い前置きは削る方向で提案する
# 手順
1. 原文の目的（アポ打診・御礼・リマインド等）を1行で要約する
2. 件名案を3つ提案する
3. 修正版の本文を提示する（宛名から結びまで全文）
4. 主な変更点を最大5つ、箇条書きで説明する
5. 送信前チェック（宛先・社名・固有名詞・数字・日付）を出す
# 禁止事項
・金額・納期・仕様などの事実は原文から変更しない。
疑わしい箇所は〔要確認〕と明示する
・〔文体ルール：例・ですます調、1文は60字以内、絵文字不可〕に反しない
・原文にない値引きや期日の約束を書き足さない
・誇張した効果訴求や断定表現を追加しない
# 出力形式
要約、件名案、修正版、変更点、送信前チェックの順に出力するこのテンプレートの肝は禁止事項のブロックだ。AIのメール添削で起きる事故の多くは、気を利かせたつもりの創作、つまり原文にない金額や期日の追加から生まれる。やってほしいことより、やってはいけないことを厚く書くのが業務用の指示文のコツである。
ステップ3：参考情報は機密でない資料だけを選ぶ
Gemには参考情報（ナレッジ）としてファイルを持たせられる。公式ヘルプでは、端末からのアップロードのほか、Googleドライブ上のファイルやNotebookLMのノートブックを追加する方法が案内されている。製品カタログ、公開済みの料金ページ、よくある質問、文体ルールのような資料を持たせると、回答が自社仕様に近づく。
ただし絶対原則がある。方針は共有しうるGemに機密資料を入れないの一択だ。共有されたGemでは、仕込んだカスタム指示とアップロードしたファイルを、アクセスできる相手が閲覧できる仕様であることが公式ヘルプに明記されている。顧客リスト、原価、未公開の価格条件は参考情報に入れず、公開済みか社外に出ても問題ない資料だけで構成する。判断に迷う資料は、入れないのが正解だ。
チームでの共有と運用
作って終わりでは、エースの自己満足で終わる。配って初めて、個人の工夫がチームの標準になる。
公式ヘルプで確認できる範囲では、共有の手順はこうだ。ウェブアプリのGem一覧で対象のGemの共有に進み、相手のメールアドレスを指定して閲覧者か編集者の権限を選ぶ。リンクをコピーして配る方法もある。Googleドライブのファイル共有とほぼ同じ感覚で、実際、共有されたGemはドライブの共有設定の影響を受ける。閲覧者はそのGemを使いながら指示文や参考ファイルの中身も見られる。編集者はGemの修正や削除までできる。
Workspace環境では2つの注意がある。第一に、管理者はGemの共有機能を組織単位で無効化できるため、会社によっては共有の操作自体ができない。第二に、組織外への共有可否はドライブ側の共有ポリシーに従う。共有機能が使えない環境でも悲観は不要で、指示文のテキストをドキュメントで配り、各自が同じGemを手元で作る運用にすれば実務は回る。共有まわりは特に仕様の変化が速い領域のため、想定どおり動かないときはプランや環境の差を疑い、公式ヘルプで最新の条件を確認してほしい。
配れたら、次は運用だ。ここはツールを問わず通用する一般論として、最初に3点だけ決めておく。
- 命名ルール：Gem名は「用途＿チーム名＿版数」の型に揃える。「メール添削＿首都圏営業＿v2」のような名前なら、一覧が増えても迷子にならない
- オーナー：Gemごとに責任者を1名置く。指示文を直せる編集者はオーナーだけにし、メンバーには閲覧者として配ると、現場の善意の改変で品質が劣化しない
- 棚卸し：四半期に一度、使われていないGemを削除かアーカイブする。乱立を放置すると、どれを使えばいいか分からないという導入初日の問題に逆戻りする
カスタムGPTとどちらを使うか
結論は普段使っている環境に寄せるの一択だ。機能の優劣を細かく比較して決める論点ではない。
| 判断軸 | Gemsに寄せる | カスタムGPTに寄せる |
|---|---|---|
| 普段の業務基盤 | Google Workspace中心（Gmail・ドライブ・Meet） | ChatGPTを組織契約済み、または非Google環境 |
| 契約とセキュリティ | Googleアカウントで権限と共有範囲を統制したい | OpenAI系サービスの利用が社内で承認済み |
| チームの現状 | Geminiを日常的に開くメンバーが多い | カスタムGPTがすでに社内に配られている |
理由は単純で、カスタムAIの価値は配られて毎日使われて初めて生まれるからだ。メンバーが日常的に開く画面の中にあるAIは使われ、わざわざ別タブを開くAIは忘れられる。そして両方を併用すると、指示文の二重メンテナンスと権限管理の二重化が発生し、運用は確実に複雑化する。軸はどちらか一方に決め、もう一方は個人の実験用と割り切るのがよい。そもそもどのAIを営業組織の軸に据えるかという上流の話は、営業で使うAIの選び方の記事で判断軸を示している。
よくある質問
無料のGoogleアカウントでもGemsは使えるか
個人向けアカウントには、Gemの作成機能が無料で開放されてきた経緯がある。まず個人で試す分には、始めるハードルは低い。ただし前述のとおり、個人アカウントのGemはスキルという新しい仕組みへの移行が公式に告知されており、ビジネス利用では契約プランや管理者設定によって使える範囲が変わる。利用可否や対象プランの正確な最新情報は、Geminiアプリの公式ヘルプで確認してほしい。チーム導入を決める前には、自社のWorkspace管理者への確認も挟むべきだ。
GemsとNotebookLMはどう違うのか
役割が違う。Gemsは、役割や口調を固定した専用AIを作る機能で、言わば振る舞いのカスタマイズだ。一方のNotebookLMは、読み込ませた手持ち資料だけを根拠に回答させる資料特化ツールで、言わば知識源の限定である。提案書レビューやロープレのように振る舞いが主役ならGemsが向き、分厚い業界レポートや自社資料の読み込みが主役ならNotebookLMの営業活用記事で解説している使い方が向く。なお公式ヘルプでは、Gemの参考情報としてNotebookLMのノートブックを追加する方法も案内されており、両者は競合ではなく連携できる関係にある。
機密情報を参考情報に入れてよいか
原則として入れるべきではない。共有したGemでは、参考ファイルと指示文がアクセスできる相手から閲覧できる仕様だからだ。顧客名簿、個人情報、原価、未公開の値引き条件のような情報は参考情報から外し、公開済み資料と一般化したルールだけで構成する。あわせて、ツールの仕様より先に、会社としての生成AI利用ポリシーが立つことも忘れてはならない。入れてよい情報の線引きは自社のポリシーと管理者の判断で決まる。迷う資料は入れない、が現場の安全策だ。
Next Action：今日やる3つ
- gemini.google.comを開き、サイドバーにGemの項目が表示されるかを確認する。表示されなければ、自社で利用できるかをWorkspace管理者に問い合わせる
- 本記事のテンプレートを貼り付けて、メール添削Gemを1つ作る。直近に送った自分のメール3通で試し、違和感があった指示を1か所だけ直す
- 次のチーム定例で5分もらい、動くGemをその場で見せる。共有機能が使えるなら閲覧者権限で配り、使えないなら指示文のテキストを配布する。反応が良ければ、本記事の表から2つ目を選ぶ
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