英語の営業メールをAIで書く｜そのまま使える例文と指示文

2026年8月31日

海外の見込み客から英語の問い合わせが届く。翻訳サイトに日本語の下書きを貼り、出てきた英文を疑っては直す。気づけば1通に30分。返信は翌日にずれ込み、せっかくの引き合いは静かに温度を失っていく。海外とのやり取りが増えた営業の現場で、いま最も商機を削っているのがこの「英文メールの30分」だ。

結論から言う。英文メールは 型とAIの組み合わせ で1通10分まで短縮できる。しかも翻訳サイトにありがちな直訳調ではなく、相手が読み慣れた自然なビジネス英語で、だ。必要なのは英語力ではない。英語メールの構造を知り、AIへの指示の出し方を知っていることである。

この記事では、日本語メールとの実務差、件名と本文の型、シーン別英文3本、AIへの指示文2本、送信前チェックの要点までを一気に示す。読み終えたら、受信箱で待たせている英文から試してほしい。

日本語メールとの違いは何か？

つまずく原因は、単語でも文法でもなく作法の違いである。日本語の作法のまま英語に置き換えるから、長く回りくどい、要点の見えないメールになる。まず実務上の差分を押さえる。

観点	日本語メール	英語メール
結論の位置	挨拶と背景説明の後に本題へ入る	最初の2〜3文で用件と結論を伝える
冒頭の定型	「お世話になっております」で始める	相当する定型はない。宛名の直後に本題へ入る
丁寧さの表現	敬語の階層で示す	敬語の階層はなく、語調と配慮の一言で示す
件名	曖昧な件名も許容される	用件が一目で分かる具体的な件名が前提
段落	長い段落でも読まれる	2〜3文の短い段落と箇条書きが基本

最大の違いは、日本語の「お世話になっております」に 相当する定型が存在しない ことだ。多くの人がここで手が止まり、不自然な直訳の挨拶文を貼り付けてしまう。英語では宛名の直後に感謝か用件を一文置けば、十分に礼儀正しい。

もう一つは丁寧さの出し方だ。英語に敬語の階層はないが、失礼が許されるわけではない。丁寧さは Could you といった語調と、相手を気遣う一言で示す。日本語の敬意を直訳すると、後述する過剰にへりくだった英文になる。

基本構成と件名の型はどう作るのか？

英文メールは 件名・書き出し・本文3段落・結び の4点セットで組む。型で書く発想は日本語の営業メールをテンプレ化する考え方と同じだが、英語では効果がさらに大きい。

件名は、用件と固有名詞で具体的に書く。

問い合わせへの返信: Re: Inquiry about [製品名] — next steps
商談後のフォロー: Follow-up: [日付] meeting and next steps
日程調整の打診: Scheduling a call — [自社名] x [相手社名]

宛名は Hi＋ファーストネームが標準だ。フォーマル度が読めない初回だけ Dear Mr./Ms.＋姓を使い、以降は相手の署名に合わせる。宛先不明の Dear Sir or Madam は、実務ではほぼ使われない。

本文は3段落で固定する。

段落	役割	書き方の目安
第1段落	感謝と用件の宣言	Thanks for… / I’m writing to… で1〜2文
第2段落	詳細・提案	伝える情報が3つ以上なら箇条書きにする
第3段落	次のアクション	相手にしてほしいことを疑問文で1つに絞る

結びは Best regards が万能だ。カジュアルなら Best、より丁寧なら Kind regards を選ぶ。悩む時間はゼロでいい。

シーン別英文例文3本｜初回返信・フォローアップ・日程調整

型を踏まえた実物を3本示す。置き換え箇所を自社仕様に直せば、そのまま送れる水準だ。

1本目は、海外リードからの問い合わせに返す初回メールである。

Subject: Re: Inquiry about [Product] — next steps

Hi James,

Thanks for reaching out about [Product] — happy to help.

From your message, I understand you're looking for a better way to manage your distributors in Southeast Asia. Two features may be especially relevant:

- Deal tracking built for indirect sales channels
- Onboarding support in both English and Japanese

Would you be open to a 30-minute call next week to see if [Product] fits your needs? I can share pricing options then as well.

Best regards,
Taro Yamada
Sales Manager, ABC Corporation

感謝と用件を一文にまとめ、相手の関心に絞った価値を2点だけ示し、最後は「30分の電話に応じてもらえるか」という一つの疑問文で締める。自社紹介を長々と書かないことが返信率を左右する。箇条書きは問い合わせ内容に合わせ毎回差し替える。

2本目は、商談後のフォローアップである。

Subject: Follow-up: January 15 meeting and next steps

Hi Sarah,

Thank you for your time yesterday — it was a great discussion.

As promised, here are the two items we agreed on:

1. A case study of a distributor with a similar product line (attached)
2. Your trial account — the invite should reach you by Friday

Once you've tried it, shall we set up a call in early February to discuss commercial terms?

Best regards,
Taro

商談で合意した宿題を番号付きで再掲し、対応状況を明示するのが柱だ。曖昧な「ご検討ください」ではなく、トライアル後の条件協議という次の一歩を疑問文で置く。約束の履行が見えるメールは、それ自体が信頼の証明だ。

3本目は、日程調整の打診だ。時差が絡む、最も事故の多い場面である。

Subject: Scheduling a call — ABC Corporation x [Company]

Hi Michael,

I'd like to set up a 30-minute call to discuss the distribution partnership.

Would any of the following times work for you? (All times in CET)

- Tuesday, January 20, 9:00 am CET (5:00 pm JST)
- Wednesday, January 21, 10:00 am CET (6:00 pm JST)
- Thursday, January 22, 8:30 am CET (4:30 pm JST)

If none of these work, feel free to suggest a time — my mornings (JST) are generally open.

Best regards,
Taro

候補は3つ、基準のタイムゾーンを明記、日付は January 20 のように月名で書く。この3点で日程調整の往復は目に見えて減る。合わなければ提案してほしいと添えるのも、相手の負担を下げる定石だ。

AIに自然な英文を書かせる指示文2本

例文で足りない場面はAIに書かせる。ChatGPTやClaude、Geminiなどにそのまま貼れる指示文を2本用意した。

1本目は、日本語の要件から英文メールを新規に書かせる指示文だ。トーン・長さ・避ける表現まで指定するのは、放っておくとAIは丁寧すぎる英文を書きがちだからだ。

あなたは海外営業の経験が長い、ネイティブレベルの英文ビジネスライターだ。
以下の要件をもとに、英語の営業メールを1通作成してほしい。

# 要件
- 相手: 〔例: 米国の販売代理店候補の事業開発マネージャー。オンライン商談を1度実施済み〕
- 目的: 〔例: 商談のお礼と、約束していた資料の送付。来月の再打ち合わせの打診〕
- 伝えたい内容: 〔例: 資料2点を添付。トライアルは来月から開始可能。条件面は次回協議したい〕

# 条件
- トーンは簡潔でフレンドリーなビジネス英語。堅苦しい表現は使わない
- 全体で120ワード以内。1段落は3文まで。件名も提案する
- 避ける表現: Dear Sir or Madam / To whom it may concern / Would you be so kind as to / 過剰な謝罪
- 最後に、日本人が誤解しやすい表現があれば1〜2点、日本語で注記する

2本目は、受信した英文への返信を作らせる指示文だ。返信ドラフトに加え、相手のメールのニュアンス解説までさせる点がミソである。

海外の見込み客から届いた英文メールに返信したい。次の3ステップで手伝ってほしい。

# ステップ1: 相手のメールの解説（日本語で）
- 要点の要約と、相手の温度感（前向きか・慎重か・急ぎか）
- 婉曲表現の裏にある本音（例: not at this time が事実上の断りかどうか）
- 見落とすと危険な条件・期限・依頼事項

# ステップ2: 返信ドラフトの作成（英語で）
- トーンは相手のメールに合わせる。120ワード以内で、最初の2文に結論を置く

# ステップ3: 返信ドラフトの日本語要約
- 送信前に内容を確認できるよう3行で要約する

# 相手のメール
〔ここに受信した英文メールを貼り付ける〕

# 返信に盛り込みたいこと
〔例: 値引きは難しいが、初年度の発注量によっては調整の余地がある。来週30分の電話を提案したい〕

婉曲表現の裏にある本音は、日本人が最も読み違えるポイントだ。interesting が必ずしも前向きな評価ではないといった機微まで解説させれば、返信の精度と読解の速度は同時に上がる。

直訳調を避けるコツは？

AIを使っても英文が直訳調になるなら、原因はほぼ渡し方にある。コツは3つだ。

第一に、日本語の下書きを逐語訳させない。「いつもお世話になっております。さて、先日の件ですが」という下書きを渡せば、AIはその構造ごと英語にしようとする。渡すのは文章ではなく 相手・目的・伝えたい内容という要件だけ でよい。

第二に、丁寧すぎる依頼表現を削る。敬語感覚を持ち込んだ英文は過剰にへりくだり、かえって読みにくい。

へりくだりすぎた英語	自然な英語
Would you be so kind as to confirm…?	Could you confirm…?
We would like to express our sincere gratitude.	Thank you for…
We deeply apologize for any inconvenience caused.	Sorry for the delay.
Please kindly find the attached file.	I’ve attached…

第三に、一文を短くする。長い日本語文をそのまま英訳すると、関係代名詞が連なる読みにくい文になる。1文15ワード前後・1段落3文までを目安にすれば、それだけで英文は見違える。

送信前チェックは何を見るか？

書き上げた後の1分で、事故の大半は防げる。見るべきは文法よりも次の4点だ。

チェック項目	見るポイント
名前・社名のスペル	相手の署名と一字ずつ照合する。Mr./Ms. の取り違えにも注意
日付の形式	12/1 は12月1日とも1月12日とも読まれる。January 20 のように月名で書く
時間とタイムゾーン	相手のタイムゾーンを基準にし、CET・JST など略称を併記する
添付とリンク	本文で触れた添付ファイルの付け忘れ、リンク切れ

とくに日付は、米国式（月/日）と欧州式（日/月）で解釈が逆転する。だからこそ 数字だけの日付表記は使わない とチームで決めてしまうのが安全だ。

文法・スペル・トーンの最終確認はAIに任せられる。手順は送信前チェックをAI校正で自動化する方法にまとめたので、仕上げの工程に組み込んでほしい。